אתה מכיר את המספרים של העסק שלך?
מה הדבר הבסיסי ביותר שכל בעל עסק חייב לדעת בעסק שלו, בכל רגע נתון?
מתוך ידע שרכשתי והרבה נסיון של בעלי עסקים שהגיעו אלי, הגעתי למסקנה ברורה:
אחד הדברים הבסיסיים ביותר שכל עסק צריך זה לדעת את המספרים שלו.
כלומר:
א. לדעת בכל רגע נתון מהם המאזן של ההכנסות וההוצאות של העסק שלו,
ב. מתוך כך להבין ולעשות את הפעולות הנדרשות על מנת שהעסק יהיה רווחי יותר.
האמת שזה הדבר הכי הגיוני שבעל עסק צריך לעשות, זה כל כך פשוט והגיוני, שעסק שנועד להיות רווחי, ישים לב לרווחיות שלו, עד שהייתי אומר שזה די מיותר לעסוק בנושא הזה.
אבל מסיבות שונות ומגוונות, אני מוצא בעלי עסקים רבים, שאין להם מושג מה המספרים של העסק שלהם.
הנסיון מראה, וגם ניתן להבין זאת בצורה הגיונית, שחוסר הידיעה של בעל עסק לגבי המצב הפיננסי של העסק שלו, מביאה לתקלות רבות, ובסופו של דבר עלולה להביא את העסק למצב שבו ההוצאות וההתחייבויות גדולות מההכנסות מבלי משים לב – מצב שיכול להביא לסגירת העסק ולפשיטת רגל חלילה.
אז למה באמת בעלי עסקים לא יודעים מה המספרים של העסק שלהם?
יכול להיות ששאלה כזו היא מופנית לתחום של פסיכולוגיה פיננסית (תחום פחות מוכר בישראל, יותר שכיח בארה"ב), אבל עבורי זו פשוט מציאות שאני רואה במשרד שלי מדי יום, ולדעתי חשוב להעלות ולהציף זאת. מתוך תקווה שהכרת הקושי וטעמו, יוכל להוביל לשינוי הנצרך במיינדסט של בעלי עסקים, ובצורת הפעולה הפרקטית שלהם בעסק.
אז, מתוך מפגש עם מאות בעלי עסקים, מצאתי כמה תשובות לתעלומה הלא-הגיונית הזו:
- "אני לא מגיע לזה" – זו טענה שאני שומע די הרבה, וגם מבין אותה, בפרט בצורה שבה עסקים מתנהלים בישראל. כי האמת היא, שלבעל העסק יש המון משימות שעליו לבצע – דיווחים לרשות המיסים, שירות לקוחות, גביה, תמחור, שליחת דברים לרו"ח ועוד ועוד – כך שהוא מגיע למצב שהוא צריך לעשות חישובים ודברים שמצריכים אקסטרה תכנון וחשיבה – הוא פשוט לא מגיע לזה.
- "לא יודע איך עושים את זה" – בישראל, כמעט ואין חינוך פיננסי, מה שגורם לכך שרוב ככל בעלי העסקים (ומשקי הבית) לא מגיעים לעסק עם ידע מובנה של מאזן ודו"ח פיננסי. מה עוד, שהרבה מהמספרים הם אבסטרקטיים וקשה לתפוס אותם (אחוז הפריים, אחוז הריבית).
אגב, זו הסיבה שאחד הדברים הראשונים שאני עושה עם בעל העסק, זה לתרגם לו את האחוזים הללו למספרים מדידים, שהוא משלם מדי חודש.
אם נשווה את המצב למשקי הבית בישראל, נמצא שלעומת רוב משקי הבית המתנהלים ללא שום השכלה פיננסית, הרי שבעל עסק לומד בעל כרחו להבין בפיננסים של העסק שלו, אבל כיוון שזה לא משהו טבעי, אלא דורש רכישת מיומנות חדשה שלא היה לו בעת שפתח את העסק – לעיתים רבות יש בכך תקלות שונות.
- "זה לא בשבילי" – בעלי עסקים רבים חושבים שהם צריכים להתעסק במה שהם טובים בו – בנתינת השירות, או המוצר שאותו הם מוכרים, ואולי אף לשווק אותו בעצמם.
אבל את ניהול התזרים הם מעדיפים לתת למישהו אחר, לרואה חשבון או (במקרה של עסק גדול או חברה) למישהו מטעמם הממונה על העניין הכספי. מה שמשאיר אותם חסרי ידע בסיסי על המספרים של העסק שלהם – שהוא האוויר לנשימה של העסק.
- "כן, אבל מה עושים עכשיו?!?!" – אין מה לומר, האופי כאן במדינת ישראל הוא כזה של "כאן ועכשיו", התרגלנו לכבות שריפות ולפעול בעיקר באופן תגובתי .זה נכון במישור הלאומי, אבל גם במימד הפרטי והעסקי. זו תרבות עסקית, שגורמת לכך שרוב בעלי העסקים מוצאים את עצמם עסוקים בלשרוד את החודש הקרוב וזה שלאחריו, לסגור את הפערים הקיימים עכשיו, ופחות פנויים להסתכל ולצפות את פני העתיד.
אקסל VS ביזי-בוקס
למרות כל הסיבות שכתבנו, בשלב כלשהו המציאות טופחת על פניו של בעל העסק, ומחייבת אותו לנהל רישום מדויק של ההכנסות וההוצאות של העסק.
בעבר היינו עושים זאת על ידי מילוי טבלת EXCEL מפורטת. האמת, שיש גם היום בעלי עסקים שממשיכים בדרך הישנה הזו. אך מהניסיון שלי, בשלב כלשהו הם חווים את אחד משני הקשיים הבאים:
- מילוי טבלת אקסל היא פעולה שלוקחת זמן ומשאבים רבים, להיות מעודכן ולתעד כל הכנסה והוצאה, זה כמו לעבוד בעוד רבע משרה, במילוי אקסל. אם יש לבעל העסק זמן, פנאי וראש לעשות את זה – זה יכול להצליח, אבל בפועל זה לא כל כך שכיח.
- על פי רוב טבלת אקסל מסייעת רק לדעת בדיעבד את המציאות הפיננסית של העסק, אבל בזמן אמת, ובשעה שצריך לקבל החלטות – הנתונים שנמצאים באקסל לא מסייעים לנו!
זו הסיבה שאני ממליץ לכל הלקוחות שלי לעבור לתוכנה ביזיבוקס – התוכנה מסונכרנת אוטומטית עם חשבון הבנק, מקבלת את כל הנתונים של ההכנסות וההוצאות של העסק בזמן אמת, ללא צורך ברישום ידני נוסף שלנו. ויתירה מכך: מציגה בזמן אמת דוחות ותרשימים של המצב הפיננסי בעסק, ומצביעה על הפעולה הנדרשת בזמן אמת, כדי להישאר בתזרים חיובי לעסק.
בעל עסק שעובד עם ביזי-בוקס מקבל בזמן אמת התראות והמלצות, כגון: לבצע תהליכי גביה, להגדיל הכנסות, לשים לב להכנסות עודפות שניתן להשתמש בהם לצורך העסק ועוד.
ביזי בוקס מתממשקת עם הטלפון הנייד האישי של בעל העסק, כך שהיא מאפשרת לך מעקב יומיומי על המספרים של העסק שלך. החיבור לתוכנה היא אחת הפעולות הראשונות שהלקוחות שלי עושים. על מנת לתת להם בהירות במצב הפיננסי האמיתי שלהם.